Em meio à era digital, a pilha de documentos em papel ainda teima em persistir em sua mesa? Se sim, você não está sozinho. Mas saiba que existe uma solução prática, segura e sustentável para esse problema: a migração de documentos para a nuvem.
Neste artigo, vamos te mostrar as vantagens dessa mudança e como ela pode transformar a forma como você lida com seus arquivos. Prepare-se para se livrar da desorganização, economizar tempo e dinheiro, e contribuir para um futuro mais verde.
Por que migrar seus documentos para a nuvem?
Os benefícios da migração para a nuvem são inúmeros, e vamos destacar alguns dos principais:
1. Armazenamento seguro e prático:
- Diga adeus ao medo de perder documentos importantes por causa de acidentes como incêndios ou inundações. Na nuvem, seus arquivos ficam armazenados em servidores seguros e com backups redundantes, garantindo acesso 24 horas por dia, 7 dias por semana, de qualquer lugar do mundo.
- Chega de pastas e gavetas abarrotadas! Com a nuvem, você organiza seus documentos de forma eficiente, com pastas virtuais e mecanismos de busca intuitivos. Encontrar o que você precisa se torna uma tarefa rápida e simples.
2. Economia de papel e tinta de impressora:
- A migração para a nuvem é um passo importante para um futuro mais sustentável. Ao reduzir a necessidade de impressão, você diminui o consumo de papel e tinta, contribuindo para a preservação do meio ambiente.
- Além do impacto ambiental positivo, você também economiza dinheiro com a compra de materiais de escritório.
3. Maior organização e produtividade:
- A nuvem oferece ferramentas para organizar seus documentos de forma eficiente, facilitando a busca e o compartilhamento com outras pessoas.
- Com tudo em um só lugar e facilmente acessível, você ganha tempo e produtividade, otimizando seu fluxo de trabalho.
4. Segurança aprimorada:
- A nuvem oferece recursos de segurança robustos para proteger seus documentos contra acessos não autorizados, vírus e malwares.
- Você define quem tem acesso a cada arquivo e controla as permissões de visualização, edição e download.
5. Acessibilidade de qualquer lugar:
- Seus documentos ficam disponíveis na nuvem, acessíveis de qualquer dispositivo conectado à internet.
- Isso significa que você pode trabalhar em seus arquivos de onde estiver, seja em casa, no escritório ou em viagem.
6. Integração com outros softwares:
- A maioria dos serviços de armazenamento em nuvem se integra com outros softwares, como editores de texto, planilhas e apresentações.
- Isso facilita a edição e o compartilhamento de documentos com colegas de trabalho ou clientes.
7. Sustentabilidade:
- A migração para a nuvem contribui para a redução do consumo de papel e tinta de impressora, diminuindo o impacto ambiental da sua empresa ou organização.
8. Escalabilidade:
- A nuvem oferece soluções flexíveis que se adaptam às suas necessidades, seja você um profissional autônomo ou uma grande empresa.
- Você pode aumentar ou diminuir o espaço de armazenamento conforme a sua demanda, sem precisar investir em infraestrutura física.
9. Colaboração facilitada:
- A nuvem permite que você trabalhe em documentos com outras pessoas em tempo real, independentemente da localização delas.
- Isso facilita a colaboração em projetos e aumenta a produtividade da equipe.
10. Redução de custos:
- A migração para a nuvem pode reduzir significativamente os custos com infraestrutura de TI, como servidores, softwares de licenciamento e manutenção.
- Você paga apenas pelo espaço de armazenamento que utiliza, sem precisar investir em hardware ou software caro.
E-Doc do BNDV: a solução ideal para seus documentos digitais
O Sistema E-Doc do BNDV é uma plataforma completa de gestão documental que oferece diversos recursos para facilitar a migração e o armazenamento de seus documentos na nuvem.
Com o E-Doc, você pode:
- Digitalizar seus documentos em papel de forma rápida e segura;
- Armazenar seus documentos na nuvem com total segurança;
- Organizar seus documentos de forma eficiente com pastas virtuais e mecanismos de busca intuitivos;
- Compartilhar documentos com outras pessoas de forma segura;
- Assinar documentos digitalmente; (Através da Assinatura Eletrônica)
- Gerar relatórios personalizados;
- E muito mais!
O E-Doc é uma excelente opção, mas existem outros serviços de armazenamento em nuvem disponíveis no mercado, cada um com suas particularidades. Aqui estão alguns dos mais populares:
- Google Drive: Oferece 15GB de armazenamento gratuito e integra-se perfeitamente com outros aplicativos do Google, como Gmail, Docs e Sheets.
- Dropbox: Oferece 2GB de armazenamento gratuito e é conhecido por sua simplicidade e facilidade de uso.
- Microsoft OneDrive: Integrado com o pacote Office 365, oferece 1TB de armazenamento gratuito em planos específicos.
- MEGA: Oferece 20GB de armazenamento gratuito, sendo uma opção interessante para quem prioriza grandes volumes de dados.,
Independentemente da solução escolhida, migrar seus documentos para a nuvem é um passo importante para a organização, produtividade e sustentabilidade. Para te ajudar a iniciar esse processo, aqui estão algumas dicas:
- Faça um inventário dos seus documentos: Antes de começar a digitalização, faça uma lista de todos os documentos que deseja migrar para a nuvem. Isso vai te ajudar a priorizar e organizar o processo.
- Digitalize seus documentos: Utilize um scanner de qualidade para digitalizar seus documentos em papel. Existem também aplicativos para smartphone que permitem digitalizar documentos facilmente.
- Organize seus documentos na nuvem: Crie pastas virtuais para organizar seus documentos de forma lógica e hierárquica. Utilize tags e nomes descritivos para facilitar a busca.
- Defina permissões de acesso: Determine quem terá acesso a cada documento e quais permissões eles terão (visualização, edição, download).
- Faça backups regulares: Mesmo com a segurança da nuvem, é importante fazer backups periódicos dos seus documentos em um dispositivo externo.
Migrar para a nuvem pode parecer um processo desafiador, mas os benefícios a longo prazo valem a pena. Com um pouco de planejamento e organização, você pode se livrar da desordem do papel e abraçar um futuro mais digital, produtivo e sustentável.
Não deixe o medo da mudança te impedir de desfrutar das vantagens da nuvem. Dê o primeiro passo e comece a organizar seus documentos digitais hoje mesmo! o BNDV está aqui para te ajudar com o E-Doc
